Чтобы ваша свадьба прошла идеально и без лишних затрат, нет ничего более значимого, чем знание точного количества гостей. Именно этот список поможет всем поставщикам услуг точно определить, сколько всего необходимо: от столов, текстиля и посуды до кусочков свадебного торта. Узнайте, как рассчитать это число, кому его важно знать и к какому сроку.
ЧЕМ ВАШ СПИСОК ГОСТЕЙ ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ ИТОГОВОГО?
Список гостей, который вы составляете в начале свадебной подготовки ко дню вашего торжества может стать другим. Кто-то захочет прийти со своей половинкой, кто-то решит прийти в меньшем семейном составе, кто-то не сможет присутствовать и сразу откажется. Окончательный, или итоговый список будет включать конкретное число лиц, которые посетят ваше торжество. Т. е. это люди, которые ответили «да» на ваше приглашение.
ВАЖНО! При подсчете итогового количества персон на свадьбе, многие пары забывают включить в этот список самих себя. Поэтому я всегда рекомендую начинать его с упоминания жениха и невесты.
ПОЧЕМУ ТАК ВАЖНО СДЕЛАТЬ ИТОГОВЫЙ СПИСОК ГОСТЕЙ НА СВАДЬБУ?
Итог по количеству гостей не только сказывается на общей стоимости свадебного торжества. Также он поможет сформировать меню, учитывая индивидуальные потребности (для детей, вегетарианское и т. д.), для кого из приглашенных понадобится трансфер, какую и в каком количестве распечатать полиграфию. И учесть другие тонкости, которые помогут организовать ваш свадебный день безупречно.
КОМУ ИЗ ПОСТАВЩИКОВ СВАДЕБНЫХ УСЛУГ НЕОБХОДИМ ВАШ ИТОГОВЫЙ СПИСОК ГОСТЕЙ?
Большинству из вашей свадебной команды: от банкетного менеджера до дизайнера пригласительных. Но, в первую очередь, вашему свадебному организатору. Ведь именно он доведет эту информацию до:
- Банкетного менеджера, который сделает финальный расчет блюд и напитков;
- Декораторов и флористов, которые подсчитают необходимое количество цветочных композиций, стульев для выездной церемонии, сервировки и салфеток;
- Менеджера транспортной компании, чтобы он мог подсчитать количество автобусов и построить логистику;
- Координатору, который подготовит бенгальские огни, сувениры и подарки для гостей и т. д.
По сути, общее число гостей необходимо знать всем, кто отвечает за предоставление услуг и вещей, которые вы утвердили со свадебным организатором.
КОГДА ВАМ НУЖНО ПОСЧИТАТЬ ИТОГОВОЕ КОЛИЧЕСТВО ГОСТЕЙ?
Я рекомендую своим парам обозначить срок подтверждения для их гостей не менее, чем за месяц до свадебного торжества. Чаще всего находятся приглашенные, кто задерживает свой ответ и всегда появляются «отстающие». Такой подход подарит вам две дополнительные недели, чтобы за 14 дней до мероприятия вы могли предоставить всем подрядчикам точное количество людей на свадьбе. А также избавит вас от стресса и срочных доставок в последнюю минуту.
Кроме того, знание итогового списка за 30 дней даст вам ощущение контроля и душевное спокойствие. Ведь гораздо проще вносить корректировки по мере необходимости, чем в суматохе.
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ОКОНЧАТЕЛЬНОЕ КОЛИЧЕСТВО ГОСТЕЙ НА СВАДЬБУ ИЗМЕНИЛОСЬ?
Несмотря на то, простудилась ли ваша коллега или ваш друг изъявил желание прийти со своей девушкой в последний момент, итоговое количество гостей всегда может измениться. Иногда возникают непредвиденные ситуации, которые невозможно спрогнозировать. Что можно сделать в таком случае?
01. ОПРЕДЕЛИТЕ, НА СТОИМОСТЬ КАКИХ УСЛУГ ИЗМЕНЕНИЕ ПОВЛИЯЕТ БОЛЬШЕ ВСЕГО?
Все подрядчики действуют на основании итогового количества гостей, который им предоставил организатор. Но поскольку выполнение работ у каждого поставщика происходит в своем ритме, иногда изменения могут стать проблемой. Например, флорист закупает цветы за 3-5 недель до свадьбы; декоратор бронирует мебель и предметы оформления сразу после согласования сметы по декору; ресторан, который закупает продукты и составляет список необходимого персонала – за две-три недели. Т. е. не все подрядчики смогут внести изменения после даты, указанной в договоре.
02. КАК МОЖНО БЫСТРЕЕ СООБЩИТЕ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ
Очень важно (и быстро) информировать организатора и подрядчиков по мере изменения списка. Когда гости отменяют свой визит в последний момент, сообщите своему свадебному организатору, что «количество гостей изменилось (увеличилось/уменьшилось на [это число]), поэтому наше окончательное число – [это число]. В дополнение укажите их имена и номера столов.
03. ПРИМИТЕ ТОТ ФАКТ, ЧТО ВЫ НЕ СМОЖЕТЕ ВЕРНУТЬ ЧАСТЬ ДЕНЕГ
Если увеличение количества гостей является вполне возможным, то с уменьшением все наоборот. Вы вряд ли вернете средства за тех, кто отменил свое присутствие накануне свадебного дня. Кроме этого, вам потребуется оплатить внесение изменений в план рассадки.
КАК ОТСЛЕДИТЬ «ОТСТАЮЩИХ» ГОСТЕЙ?
Если в приглашении на свадьбу вы обозначили просьбу подтвердить присутствие, значит, вы уже облегчили себе задачу в итоговом подсчете. Но если есть гости, которые задерживают свой ответ, очень важно быстрее получить от них твердое «да» или «нет». Для этого необходимо сделать:
01. ОТСЛЕДИТЬ ТЕХ, КТО НЕ ОТВЕТИЛ
Итак, у вас уже сформирован список приглашенных гостей, поэтому вам остается сверить и найти тех, кто не ответил.
02. ОБРАТИТЬСЯ ЛИЧНО
Будьте готовы связаться лично с теми, кто никак не отреагировал. Лучший способ сделать это – позвонить или написать сообщение в мессенджере. Если вам неловко действовать от своего имени, мысленно перенесите ответственность на средство связи, и вежливо скажите: «Приближается наша свадьба и нам необходимо подтвердить количество гостей. Могла потерять ваше сообщение/на сайте могли возникнуть технические неполадки, поэтому не получили ваш ответ. Вы планируете присутствовать?»